Principes fondamentaux pour la présidence

Référence : fascicule LE PRÉSIDENT préparé par Toastmasters International.

Les Lois et règlements “ROBERTS RULESsont là pour gérer les conflits, dans tous les cas une rencontre devrait être sans difficulté et en harmonie.

Il y a moyen de fonctionner agréablement et respectueusement.

C’est le président qui gère la réunion et en a l’autorité absolue.

Finalement tout devrait se terminer par un consensus.

Le (la) président (e) est le serviteur de tous ceux qu’il préside. Essentiellement les principes qui régissent les tâches du (de la) président (e) d’assemblée sont le tact, la courtoisie, la pondération et le contrôle de soi-même.

Le (la) président (e) ne doit jamais adopter des pouvoirs dictatoriaux il (elle) doit veiller à ce qu’une réunion se déroule en bon ordre, mais n’a pas le droit de dicter ce qui doit être dit ou fait.

1.     Le directeur des débats

Le (la) président (e) d’une réunion a le même rôle qu’un capitaine de bateau : il (elle) doit connaître le but de la réunion et conduire l’assemblée vers cette destination. Il (elle) doit savoir quand et comment arriver à destination, comme il (elle) doit savoir quand partir et surtout, quand et comment s’arrêter.

2.     L’ordre du jour

Un (e) président (e) avisé (e) fait un plan de la réunion avant qu’elle ne commence. L’ordre du jour est le guide du (de la) président (e).

L’ordre du jour est généralement le suivant :

  • Ouverture de la séance
  • Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière réunion.
  • Rapport des membres du bureau de direction et des comités permanents.

3.     Rapport des comités spéciaux

  • Questions différées au cours d’une séance antérieure.
  • Affaires nouvelles.

Comme président (e) d’assemblée, votre plan devra être conçu de façon a servir la cause qui a provoqué la réunion et il vous indiquera le but à atteindre.

4.     Ouverture de l’assemblée

Le premier devoir du (de la) président(e) est d’ouvrir la séance. Si l’assistance est calme et attentive, tout ce qu’il faut dire est : «La séance est ouverte». S’il y a du bruit ou du désordre, le (la) président (e) doit établir l’ordre en frappant sur la table avec le maillet ou avec un objet quelconque. (Obtenez le calme et commencez le travail).

5.     La lecture du procès-verbal

Après l’ouverture, le (la) président (e) demande au (à là) secrétaire de lire le procès-verbal de la dernière réunion. Ensuite le (la) président (e) demande à l’assemblée : «Y a-t-il des corrections à apporter au procès-verbal ? » Faites une courte pause et ensuite dites : «Sinon, il sera adopté tel que lu.»

Pour les corrections, attendez, mais brièvement, d’habitude il n’y en a aucune. Pour l’adoption du procès-verbal, il n’est pas nécessaire d’avoir une proposition à moins que les règlements ne le prévoient formellement ou si la réunion précédente avait manqué de quorum.

Si des corrections sont proposées, demandez que les changements proposés soient vérifiés et, si les changements reçoivent une approbation générale, annoncez que le procès-verbal est adopté tel que corrigé, puis passez au second point de l’ordre du jour. À ce stade-ci, si une question survient au sujet de changements ou d’amendements au procès-verbal ne manquez pas d’exiger une proposition. Après la lecture du procès-verbal, passez rapidement aux rapports des comités permanents et spéciaux, puis, aux questions différées ou aux affaires nouvelles.

6.     Les comités

Pour économiser du temps, une bonne partie du travail devrait être faite au préalable en comité qui fait une recommandation à l’assemblée. Les comités permanents sont ceux prévus par les statuts et règlements. Ils sont nommés pour un terme défini. Ils doivent se réunir régulièrement et faire des rapports écrits qui devront être présentés à l’assemblée générale par son président. Les comités spéciaux sont nommés pour des buts spéciaux et pour des termes relativement courts. Habituellement le (la) président(e) d’une association est par prévision statutaire membre d’office de tous les comités. Lorsqu’un comité présente un rapport et qu’il contient des recommandations pour des mesures à prendre, ces recommandations doivent être bien spécifiées, une par une et mises aux voix sous forme de propositions. Quand quelqu’un présente une proposition, pour qu’un rapport soit reçu, accepté ou rejeté, vérifiez toujours si l’auteur se réfère au rapport en entier ou seulement à quelques recommandations particulières qu’il contient. L‘adoption du rapport du directeur(trice) financier(ière) exige une proposition.

7.     Questions différées

Les questions différées concernent des sujets mentionnés aux procès-verbaux ou certaines questions discutées au cours des réunions précédentes.

8.     Affaires nouvelles

Pour s’occuper des affaires nouvelles, le (la) président(e) doit avoir dressé au préalable, la liste de tous les sujets à discuter pendant une réunion. Au fur et à mesure que les sujets sont discutés, rayez-les de la liste de l’agenda de la réunion. Si l’on veut ajouter un nouveau sujet en cours de réunion, référez tous nouveaux sujets au comité approprié en demandant que quelqu’un de l’assemblée en fasse la proposition.

9.     Programme

Lorsque tous les sujets de l’agenda ont été épuisés et si la réunion s’y prête, vous pouvez : présenter le programme de divertissements. Si l’ajournement a été décidé, que ce soit à la clôture de la séance de travail ou au lin du programme, ayez grand soin que la réunion ne soit pas terminée sans avoir indiqué clairement la date, l’heure et l’endroit ou aura lieu la réunion suivante.

10.  Conduite du (de la) président(e)

Théoriquement le (la) président(e) reste debout quand il (elle) préside, mais il s’agit d’une réunion en petit comité qui n’impose pas un certain cérémonial, il(elle) peut rester assis(e). Si le(la) président(e) désire prendre part à un débat, il(elle) invite un autre membre à prendre la présidence et il(elle) parle au même titre qu’un autre membre de l’assemblée en s’adressant au (à là) président(e) provisoire. Lorsque vous parlez en tant que président (e), soyez bref et ne tentez pas de dicter le chemin à suivre. Conseillez, mais laissez la majorité conduire. Comme membre de l’assemblée, le(la) président(e) a le droit de voter quand le vote se fait au scrutin secret ou quand votre vote peut changer le résultat d’une votation, comme en cas d’égalité, quand généralement votre vote est prépondérant.

11.  Propositions

Vous pouvez et souvent vous devez guider la rédaction des propositions. La proposition doit être rédigée de façon à exprimer avec exactitude la pensée de l’auteur. Le(la) président(e) peut recevoir les propositions et les soumettre à l’assemblée. Si la proposition est trop complexe ou qu’elle contient trop de sujets, vous pouvez suggérer de la diviser en partie.

Si une discussion se prolonge trop, vous pouvez hâter la conclusion en disant : «Voudriez-vous présenter maintenant une proposition sur ce sujet »

12.  L’arbitre

Comme président (e) vous aurez aussi à remplir les fonctions de juge ou d’arbitre au sens d’une personne qui représente l’autorité dans un jeu ou le jugement et la largeur d’esprit seront de règle. Pour ce faire il faudra que vous acquériez certaines connaissances des procédures parlementaires, tout en essayant de ne pas prendre trop au sérieux ni les procédures ni vous-même. Même avec une connaissance des meilleures technicités des procédures, vous ne serez pas un bon président si vous oubliez la courtoisie, le tact, le bon sens, la souplesse d’esprit, le sens de l’humour, la pondération et le contrôle de soi.

13.  Principes fondamentaux

Toute procédure parlementaire repose sur quatre principes fondamentaux :

  • Justice et courtoisie pour
  • Faire une seule chose à la fois.
  • La majorité est souveraine.
  • La minorité a le droit de s’exprimer.

Les éléments de base de la procédure parlementaire sont les suivants :

  • Faciliter l’action, ne pas l’obstruer.
  • Permettre à l’assemblée d’exprimer sa volonté.
  • Donner à chaque membre la possibilité de
  • Maintenir l’ordre.

14.  Mise en œuvre

La délibération commence lorsqu’une proposition a été présentée et appuyée par un deuxième membre de la réunion.

Certaines propositions ne nécessitent pas d’appui, les principales sont :

  • Les nominations
  • Le rappel à l’ordre
  • Invocation d’une question de privilège.

15.  Classification des propositions

Une proposition principale requiert un examen plus approfondi et elle doit passer en dernier lieu. Autrement dit, les propositions amendées, ajournées ou référées à un comité doivent être traitées comme toute autre proposition avant que l’assemblée n’entame la discussion sur la proposition principale. Une proposition privilégiée est celle dont l’urgence ou l’importance exige une résolution immédiate, même si elle n’a aucune relation avec la proposition principale. Cette catégorie inclut les propositions comme celle d’ajournement, de la fixation d’une date d’ajournement, de suspension de la séance ou des questions de privilège.

16.  Propositions non sujettes aux débats

Certaines propositions ne sont pas soumises aux débats, les plus fréquentes sont celles d’ajournement ou d’appel. Lorsqu’un membre propose une telle proposition, il faut rappeler que ce genre de proposition n’est pas sujette aux débats puis la mettre tout de suite aux voix.

17.  Règles des débats

Pendant une discussion il faut observer certaines règles faites précisément pour faciliter les travaux et observer une certaine impartialité.

Aucun orateur n’a le droit de parler plus d’une fois sur la question en cause, tant que tous ceux qui désirent exprimer leur opinion n’auront pas pris la parole une première fois; l’orateur doit aussi restreindre ses observations au sujet de discussion et s’abstenir de viser qui que ce soit; un deuxième tour de discussion se fera après que tous auront pris la parole.

S’il arrive que la conversation se prolonge trop ou qu’un orateur dépasse les limites raisonnables, à un moment donné il faut qu’une proposition soit présentée pour limiter les débats et demander le vote.

18.  Le vote

Maintenant que les débats sont finis vient le tour du vote, en tant que président(e), vous devez poser officiellement la proposition débattue ou demandez au (à là) secrétaire de la lire et de la mettre au vote.

Si quelqu’un se lève et demande la parole, il doit être écouté avant la votation. Si les débats se prolongent à n’en plus finir quelqu’un peut poser la question préalable.

19.  Question préalable

Lorsque quelqu’un demande la question préalable, le (la) président (e) arrête tous les débats et demande à l’assemblée si elle est prête à voter sur la proposition. Si oui, on procède immédiatement au vote sur la proposition; si non (si l’assemblée dit qu’elle n’est pas prête à voter), les débats se poursuivent. Pour que la question préalable soit adoptée, il faut une majorité aux deux tiers des votes.

20.  Expliquez la votation

Le devoir du (de la) président (e) est d’indiquer clairement comment il faut voter. La méthode la plus commune est celle de « vive voix », par « OUI » ou par «NON». Pour ce genre de votation le(la) président(e) doit dire, «Ceux qui sont favorables à la proposition telle qu’elle a été énoncée sont priés de dire, «OUI». Après avoir compté les votes, il(elle) doit dire : ceux qui s’opposent sont priés de dire «NON», un vote négatif doit être exprimé toujours par un mot négatif. Après la votation le(la) président(e) proclame le résultat ainsi : « Ceux qui ont voté pour ont gagné. La proposition est adoptée» ou si le vote négatif l’a été plus fort, les NON ont gagné et la proposition est rejetée. Si le vote est au scrutin secret le(la) président(e)  nomme d’office ou fait nommer des scrutateurs pour distribuer les bulletins de vote et les recueillir, les dépouiller et rapporter le résultat au(à la) président(e), qui doit le proclamer.

21.  Amendements

Les propositions sont généralement sujettes à des amendements, c’est-à-dire, après qu’une proposition a été présentée, si quelqu’un a une idée pouvant l’améliorer il a le droit de proposer un amendement. Il peut avoir pour objet d’ajouter ou de retrancher certains mots à la proposition, ou encore de retrancher certains mots et d’en ajouter d’autres ou bien de la diviser. Cependant le sens original ne doit pas être changé au point d’en arriver à une substitution totale ou à une signification contraire à l’idée originale. Les amendements et les sous-amendements doivent être votés séparément à leur tour de rôle. Demandez d’abord le vote du sous-amendement.

S’il est rejeté, oubliez-le tout simplement.

S’il est adopté, il devient automatiquement une partie de l’amendement.

Ensuite, mettez aux voles l’amendement tel que modifié par le sous-amendement. Si cet amendement est rejeté, la proposition originale reste inchangée. Si l’amendement est adopté, la proposition originale devra être rédigée de manière à inclure les changements respectifs. Chaque amendement ayant été dûment voté, c’est le tour de la proposition originale (amendée ou non) d’être mise au vote.

22.  Questions d’ordre

Chaque membre a le droit de soulever un point d’ordre, une question de privilège et même de faire appel à une décision du (de la) président (e). Vous ne pouvez pas ignorer ou passer outre un point d’ordre, on ne requiert pas d’appui pour un point d’ordre et les discussions sont interdites. Si on insiste pour qu’un point d’ordre soit réglé sur-le-champ, vous devez rendre immédiatement une décision ou exiger un vote, s’il est proposé.

23.  «Je m’oppose»

Le sujet à débattre pendant une réunion est présenté par la proposition principale. Il peut arriver qu’un membre s’oppose à la discussion de la proposition avant que le débat ne soit engagé. C’est le privilège des «trouble-fête», aucun appui n’est nécessaire. Gardant son calme le (la) président (e) s’adresse à l’assemblée en mentionnant qu’il y a une opposition et interroge l’assemblée si elle désire prendre en considération la proposition sur la table ou si elle désire soutenir l’opposition. Pour qu’une objection soit maintenue, elle doit rallier les deux tiers des votes, si l’objection est votée favorable elle ne peut être soumise aux débats pendant la même séance. Elle pourra être présentée à une séance ultérieure. Si elle est rejetée, les débats se poursuivent comme si l’objection n’avait jamais existé.

24.  Conclusion

Si vous êtes élu(e) président(e) d’une société ou d’une association, procurez-vous le manuel de procédures de présidence d’assemblée (ex. : le Code Morin) pour vous familiariser avec les règles à suivre pour les propositions, la votation, etc. Marquez les points essentiels auxquels vous auriez besoin de vous référer rapidement.

Mais, avant tout, faites que la courtoisie, la justice et l’amitié prévalent dans toute réunion que vous présiderez.