Ce document résume le but et l’importance des procurations. Si vous êtes président ou vice-président à la formation de votre club, cela s’adresse à vous, donc s’il-vous-plaît lisez-le attentivement.

Le processus des  procurations désoriente souvent les membres, ou dans certains cas les membres ont l’impression qu’elles ne sont pas importantes. 
Les procurations jouent un rôle clé dans le succès des réunions administratives lors des conférences de district, régionale et internationale. Les procurations constituent le mécanisme par lequel les clubs s’assurent que leur voix soit entendue dans les décisions prises à chacun de ces niveaux. Elles aident aussi à établir le quorum pour ces réunions.

Chaque club a droit à deux votes à chacune de ces réunions. Un vote est accordé au président, un autre au vice-président à la formation.
Chaque officier de district a droit à un vote.

Le meilleur choix consiste à ÊTRE PRÉSENT à ces réunions, ce qui élimine le besoin d’une procuration. Cependant, si vous ne pouvez pas
y assister, c’est TRÈS important de remplir votre procuration et que quelqu’un l’apporte à la réunion en qualité de représentant. Dans le cas
des réunions régionale et internationale, vous pouvez poster votre procuration au gouverneur de district qui exercera le droit de vote en votre
nom.

Les procurations sont disponibles deux fois par année aux réunions du conseil de district, et une fois par année pour chacune des réunions
régionale et internationale.

À la conférence d’automne du district, la réunion administrative traite essentiellement du budget du district pour l’année en cours et de la
vérification finale de l’année précédente.
Certaines affaires peuvent nécessiter un vote.

À la conférence du printemps, les principales affaires sont les élections, le réajustement et la vérification de mi-mandat.

Tout comme pour la Conférence de district, chaque club a droit à deux votes à la Convention Internationale. Ce formulaire de procuration est posté par Toastmasters International dans une grande enveloppe bleue au président du club au début d’avril. Il est important de compléter et de signer le formulaire « A », la procuration pour la Convention Internationale.

Pour cette procuration :  Si vous assistez à la conférence, apportez la procuration complète à la table d’identification pour l’échanger avec un bulletin de vote. Si vous n’assistez pas à la conférence, vous avez UNE des deux options suivantes :

a) Désigner un membre (au statut conforme) qui assistera à la conférence pour apporter la procuration et l’échanger avec un bulletin de vote. Assurez-vous que la procuration soit complétée et SIGNÉE.
b) Compléter la procuration et la poster au gouverneur de district qui recevra votre bulletin de vote et votera pour vous (l’adresse postale se trouve au verso du formulaire).

Si une question est soumise au vote à la convention internationale, vous avez trois choix sur la procuration (formulaire « A ») : Indiquez votre choix (Oui/Non)

Identifiez quelle personne présente exercera votre droit de vote (Par défaut) permettez à votre gouverneur de district de faire le meilleur choix pour les membres qu’il représente par procuration.

La personne qui détient votre procuration DOIT respecter votre choix lorsqu’elle vote en votre nom. Pour la conférence de district, le détenteur de la procuration DOIT être un membre du club. Les officiers de district détiennent un maximum de trois votes. Les autres membres du district
peuvent détenir un maximum de deux votes.

À la convention internationale, le club peut désigner par procuration l’actuel gouverneur de  district ou tout autre membre actif qui assistera à la convention. Par défaut (lorsque vous le postez), votre gouverneur de district recevra votre procuration et exercera votre droit de vote selon vos  instructions.

Écrit par Frank Schilder M.B., DTM

Gouverneur du district 61 Sortant

À chacune de ces conférences, le détenteur de la procuration s’enregistre à la table d’identification et échange la procuration pour un bulletin de vote. Veuillez noter qu’au niveau du district (SEULEMENT) dans le cas où l’un des officiers n’assiste pas à la réunion et n’a désigné personne par procuration :
L’officier ou le détenteur de la procuration se doit d’apporter la procuration de l’autre et peut donc avoir droit à deux votes lors de la réunion.
 Ceci garantit que chaque club soit représenté par deux votes.
 Aucune autre procuration n’est valide à une réunion du conseil de district.
 Les officiers de district doivent être présents pour exercer un vote.

Il est IMPORTANT de compléter votre procuration. À la convention internationale 2008, l’écart entre les deux candidats pour le poste de 3e vice-président n’était que de quatre votes (les procurations de deux clubs, parmi les 11,000 à l’échelle mondiale).

CHAQUE VOTE COMPTE.