Conseil d’administration
C.A - Membres du comité d'administration de la saison 2022-2023
Président
Vp-Formation / Trésorier
Vp-Relations publiques
Vp-Recrutement
Secrétaire
Huissier
Directeur de secteur 72
Directeur de Division H
Président :
Le président est le principal responsable du club : il est chargé de la supervision et du bon fonctionnement du club. Le président préside les réunions et dirige le club de façon à satisfaire les besoins des membres en matière de formation et dans l’acquisition de certaines habiletés de leadership. De concert avec l’équipe de dirigeants, il élabore des plans de croissance du club à court et à long terme.
- Agit comme leader (fixe les objectifs, planifie, délègue et contrôle les progrès du club)
- Guide les officiers du comité de direction
- Préside les réunions du comité de direction
- Applique le Programme de distinction du club du Président (DCP)
- Vote aux conférences annuelles – envoie les procurations
- Voit: avec le trésorier, à l’envoi des cotisations semi-annuelles à T.I.
- Enregistre les officiers à T.I.
- Assure les enregistrements, les suivis et les reconnaissances Pathways avec le VP-Formations et/ou le secrétaire du Club.
VP-Formation :
Le Vp-Formation est chargé (e) d’organiser des réunions offrant à chaque membre l’occasion d’atteindre ses objectifs en matière de formation. Il préside le comité de formation. Il est donc responsable de la planification et de la mise en œuvre des programmes de communication et de leadership. Il fixe le calendrier des discours, signe les manuels de communication et de leadership, tient à jour le graphique de progression des membres. Durant l’absence du président, il préside les réunions du club et celles du CL. Il s’assure que chaque membre s’est bien fait expliquer les programmes de formation de Toastmaster et c’est lui qui est chargé de leur désigner un mentor après les avoir consultés.
- Prépare le programme éducatif de chaque réunion
- Suit la progression et le cheminement de chaque membre
- Voit à ce que les membres connaissent bien leurs tâches
- Assure les enregistrements de progression des membres, fait leurs suivis éducationnels « Pathways » conjointement avec le Président et/ou le secrétaire du Club.
- Encourage les membres à participer à d’autres activités et programmes Toastmasters
- Organise les concours qui ont lieu dans son club
- Préside et remplace le président en son absence
- Vote aux conférences.
Les mandats de nos membres du C.A. suivent le calendrier Toastmasters International, (du 1er juillet de l’année, jusqu'au 30 juin de l’année suivante et son comité de direction du club compte 8 postes :
- Président
- Vice-président à la formation
- Vice-président aux relations publiques
- Vice-président au recrutement
- Trésorier
- Secrétaire
- Huissier
- Président sortant
Description de ces postes: Que vous soyez intéressé à vous présenter à un poste ou simplement curieux de savoir ce que ces membres font pour vous, lisez ce qui suit Et si vous êtes et/ou seriez disponible sporadiquement pour les assister au besoin dans leur fonction, n'hésitez pas à vous identifier.
VP-Relations publiques (Marketing) :
Le Vp-relations publiques planifie, organise et de façon assidue, met en œuvre des activités de promotion pour permettre au club de maintenir ou de dépasser le seuil de 20 membres. Il travaille à l’intérieur et à l’extérieur du club pour augmenter le recrutement et conserver les membres. Il s’arrange pour récompenser les membres qui contribuent à accroître le nombre des membres de l’organisation. Il est président du comité de recrutement.
- Planifie un programme de relations publiques – médias
- Prépare le matériel publicitaire – dépliants, cartes, etc.
- Prépare le bulletin du club
- Souligne les anniversaires et occasions spéciales
- Assiste à d’autres activités Toastmasters
- Voit aux bonnes relations à l’intérieur et à l’extérieur du club.
VP-Recrutement :
C'est le responsable du recrutement de nouveaux membres. Il donne au club l'objectif de recruter un nouveau membre par mois et dans le cas où le club a moins de 20 membres, d'atteindre les 20 membres avant la fin de l'année. Il donne des explications sur le programme éducatif aux membres potentiels. Il s'assure du suivi des invités, les invite aux rencontres gratuites et leur propose d'adhérer à Toastmasters International.
- Instaurer l'usage du recrutement permanent de nouveaux membres
- Mettre sur pied des concours pour le recrutement
- Accueillir les invités, les encourager à joindre le club et leur remettre le matériel publicitaire
- Faire remplir le formulaire d'adhésion aux intéressés, collecter la cotisation et remettre le tout au trésorier
- Participer à la cérémonie d'assermentation des nouveaux membres
Secrétaire :
Le Secrétaire est chargé; de tous les dossiers et de la correspondance du club. Il est le dépositaire des statuts et règlements du club et des autres documents officiels du club. II envoie au siège social les listes à jour des membres et des dirigeants. Avec la collaboration du Trésorier, il prépare et transmet les commandes de fournitures Toastmasters et expédie les demandes d’adhésion, de transfert ou de réintégration. Il rédige les procès-verbaux des réunions du club et des réunions du Comité exécutif et en lait la lecture
- Prend les présences aux réunions et tient la liste des membres à jour
- Rédige les procès verbaux de l’exécutif
- Honore le Toastmaster de chaque mois et de l’année
- Enregistre les nouveaux officiers auprès du T.I.
- S’assure que les membres reçoivent la revue Toastmasters
- Tient la correspondance du club
- Tient les archives du club
- Assiste et collabore avec le trésorier pour les commandes de matériel
Trésorier :
Le Trésorier est responsable de l’élaboration et de l’exécution des politiques financières du club, des procédures, des vérifications et des contrôles. Il reçoit les fonds et effectue les paiements : il (elle) établit un budget et le soumet au Comité exécutif du club. II avise les membres des cotisations du et se charge de les percevoir avec la collaboration du secrétaire. Il prépare et transmet les commandes de fournitures Toastmasters et expédie les demandes d’adhésion, de Transfert ou de réintégration.
- Commande le matériel au catalogue de T.I.
- Paye les factures promptement
- Produit un rapport écrit.
- Prépare le budget annuel
- Fait le changement de signataires à la banque
- Collecte les cotisations aux membres – ainsi que ex.: frais des activités spéciales, réunions, etc.
- Envoie les frais d’inscriptions des nouveaux membres, et s’assure des suivis et contributions semi-annuellement à T.I.
Huissier : Le huissier agit en qualité d’hôte et s’occupe de l’aspect matériel des réunions. Avec l’aide du Vp-aux-relations-publiques et Vp-au-recrutement, il veille à ce que chaque membre et invité soit bien accueilli aux réunions. Il est chargé du bon déroulement des réunions, i.e. : il s’occupe de la disposition des salles : Il s’assure que le matériel et que l’équipement soit bien en place : il effectue la collecte et le dépouillement des bulletins de vote, il veille sur le matériel du club entre les réunions
- Responsable de l’intendance du club, c-a-d. voit aux arrangements de la salle et des équipements.
- Supervise les préparatifs de la salle pour toutes les occasions.
- Accueille les membres et les invités.
