Membres du C.A. 2020-2021

Jean Raynault

VP Formation

Michel Payment

Trésorier

Alain Bourgeois

Secrétaire

Vicky Laniel

Directrice du secteur #72

Marc-André Poirier

Directeur de la division H

Les mandats de nos membres du C.A. suivent le calendrier Toastmasters International, soit du 1er juillet de l’année, jusqu’au 30 juin de l’année suivante. Le comité de direction du club compte 8 postes :

  • Président
  • Vice-président à la formation
  • Vice-président aux relations publiques
  • Vice-président au recrutement
  • Trésorier
  • Secrétaire
  • Huissier
  • Président sortant
 

Description de ces postes: Que vous soyez intéressé à vous présenter à un poste ou simplement curieux de savoir ce que ces membres font pour vous, lisez ce qui suit  Et si vous êtes et/ou seriez disponible sporadiquement pour les assister au besoin dans leur fonction, n’hésitez pas à vous identifier.

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PrésidentE :

Le (la) président(e) est le (la) principal (e) responsable du club : il (elle) est chargé (e) de la supervision et du bon fonctionnement du club. Le (la) président (e) préside les réunions et dirige le club de façon à satisfaire les besoins des membres en matière de formation et dans l’acquisition de certaines habiletés de leadership. De concert avec l’équipe de dirigeants, il (elle) élabore des plans de croissance du club à court et à long terme.

  • Agit comme leader (fixe les objectifs, planifie, délègue et contrôle les progrès du club)
  • Guide les officiers du comité de direction
  • Préside les réunions du comité de direction
  • Applique le Programme de distinction du club du Président (DCP)
  • Vote aux conférences annuelles – envoie les procurations
  • Voit: avec le(la) trésorier(e), à l’envoi des cotisations semi-annuelles à T.I.
  • Enregistre les officiers à T.I.
  • Assure les enregistrements, les suivis et les reconnaissances Pathways avec le V.-P.-Formations et/ou le secrétaire du Club.

VP Formation:

Le (la) Vp-Formation / directeur(trice) de la qualité des programmes est chargé (e) d’organiser des réunions offrant à chaque membre l’occasion d’atteindre ses objectifs en matière de formation. Il (elle) préside le comité de formation. Il (elle) est donc responsable de la planification et de la mise en œuvre des programmes de communication et de leadership. Il (elle) fixe le calendrier des discours, signe les manuels de communication et de leadership, tient à jour le graphique de progression des membres. Durant l’absence du président, il (elle) préside les réunions du club et celles du CL. Il (elle) s’assure que chaque membre s’est bien fait expliquer les programmes de formation de Toastmaster et c’est lui (elle) qui est chargé de leur désigner un mentor après les avoir consultés.

  • Prépare le programme éducatif de chaque réunion
  • Suit la progression et le cheminement de chaque membre
  • Voit à ce que les membres connaissent bien leurs tâches
  • Assure les enregistrements de progression des membres, fait leurs suivis éducationnels « Pathways » conjointement avec le Président et/ou le secrétaire du Club.
  • Encourage les membres à participer à d’autres activités et programmes Toastmasters
  • Organise les concours qui ont lieu dans son club
  • Préside et remplace le président en son absence
  • Vote aux conférences.

VP Relations publiques:

Le (la) Vp-relations publiques / directeur(trice) aux ouvertures de compte planifie, organise et de façon assidue, met en œuvre des activités de promotion pour permettre au club de maintenir ou de dépasser le seuil de 20 membres. Il (elle) travaille à l’intérieur et à l’extérieur du club pour augmenter le recrutement et conserver les membres. Il (elle) s’arrange pour récompenser les membres qui contribuent à accroître le nombre des membres de l’organisation. Il (elle) est président (e) du comité de recrutement.

  • Planifie un programme de relations publiques – médias
  • Prépare le matériel publicitaire – dépliants, cartes, etc.
  • Prépare le bulletin du club
  • Souligne les anniversaires et occasions spéciales
  • Assiste à d’autres activités Toastmasters
  • Voit aux bonnes relations à l’intérieur et à l’extérieur du club.

VP Recrutement: 

C’est le responsable du recrutement de nouveaux membres.  Il donne au club l’objectif de recruter un nouveau membre par mois et dans le cas où le club a moins de 20 membres, d’atteindre les 20 membres avant la fin de l’année.  Il donne des explications sur le programme éducatif aux membres potentiels.  Il s’assure du suivi des invités, les invite aux rencontres gratuites et leur propose d’adhérer à ToastMasters International.

  • Instaurer l’usage du recrutement permanent de nouveaux membres 
  • Mettre sur pied des concours pour le recrutement
  • Accueillir les invités, les encourager à joindre le club et leur remettre le matériel publicitaire
  • Faire remplir le formulaire d’adhésion aux intéressés, collecter la cotisation et remettre le tout au trésorier
  • Participer à la cérémonie d’assermentation des nouveaux membres

Trésorier:

Le (la) Trésorier(ière) est responsable de l’élaboration et de l’exécution des politiques financières du club, des procédures, des vérifications et des contrôles. Il (elle) reçoit les fonds et effectue les paiements : il (elle) établit un budget et le soumet au Comité exécutif du club. II (elle) avise les membres des cotisations du et se charge de les percevoir avec la collaboration du (de la) secrétaire. Il (elle) prépare et transmet les commandes de fournitures Toastmasters et expédie les demandes d’adhésion, de Transfert ou de réintégration.

  • Commande le matériel au catalogue de T.I.
  • Paye les factures promptement
  • Produit un rapport écrit.
  • Prépare le budget annuel
  • Fait le changement de signataires à la banque
  • Collecte les cotisations aux membres – ainsi que ex.: frais des activités spéciales, réunions, etc.
  • Envoie les frais d’inscriptions des nouveaux membres, et s’assure des suivis et contributions semi-annuellement à T.I.

Secrétaire: 

Le (la) Secrétaire / directeur(trice) administratif(ve) est chargé(é)  de tous les dossiers et de la correspondance du club. Il (elle) est le (la) dépositaire des statuts et règlements du club et des autres documents officiels du club. II (elle) envoie au siège social les listes à jour des membres et des dirigeants. Avec la collaboration du (de la) directeur(trice) financier(ière), il (elle) prépare et transmet les commandes de fournitures Toastmasters et expédie les demandes d’adhésion, de transfert ou de réintégration. Il (elle) rédigé les procès-verbaux des réunions du club et des réunions du Comité exécutif et en lait la lecture

  • Prend les présences aux réunions et tient la liste des membres à jour
  • Rédige les procès verbaux de l’exécutif
  • Honore le Toastmaster de chaque mois et de l’année
  • Enregistre les nouveaux officiers auprès du T.I.
  • S’assure que les membres reçoivent la revue Toastmasters
  • Tient la correspondance du club
  • Tient les archives du club
  • Assiste et collabore avec le trésorier pour les commandes de matériel

 HuissierÈRE:

Le huissier(ière) agit en qualité d’hôte et s’occupe de l’aspect matériel des réunions. Avec l’aide du (de la) Vp-aux-relations-publiques et Vp-au-recrutement, il (elle) veille à ce que chaque membre et invité soit bien accueilli aux réunions. Il (elle) est chargé du bon déroulement des réunions, i.e. : il (elle) s’occupe de la disposition des salles : Il (elle) s’assure que le matériel et que l’équipement soit bien en place : il (elle) effectue la collecte et le dépouillement des bulletins de vote, il (elle) veille sur le matériel du club entre les réunions

  • Responsable de l’intendance du club, c-a-d. voit aux arrangements de la salle et des équipements.
  • Supervise les préparatifs de la salle pour toutes les occasions.
  • Accueille les membres et les invités


PrésidentE-sortantE:

Le (la) président(e) sortant(e) prodigue des conseils et se tient à la disposition des dirigeants et des membres du club, il (elle) dirige le comité des mises en candidature. Il (elle) aide à remplir la grille de planification et soutient les efforts du club pour qu’il obtienne la bannière du Club remarquable (DCP).

  • Appuie le président en poste
  • Assure le suivi du Programme de distinction dans le club
  • Préside le Comité d’élection des membres du comité d’administration